2014. április 25.

Meeting – Hogyan viselkedjünk?

Majdnem minden cégnél vannak megbeszélések: hetente vagy havonta egyszer, a kollégákkal vagy az ügyfelekkel. Ülés reggel, hogy megbeszéljük a napi teendőket, ülés este, hogy átbeszéljük, mire jutottunk. A meetingek célja a hatékonyság és a kérdések letisztázása lenne, sokan mégis időpazarlásnak tartják. Az ügyfelek vagy a kollégák előtti tökéletes fellépés azonban meglehetősen fontos.



Meghívás a megbeszélésre
Ha mi hívunk össze meetinget a kollégákkal vagy üzleti partnerekkel, küldjünk e-mailben meghívót a pontos dátummal, időponttal, helyszínnel és a napirenddel együtt. Ha a találkozót először telefonban egyeztettük le, feltétlenül küldjünk róla emlékeztető e-mailt a résztvevőknek. Ha pedig minket hívtak meg egy megbeszélésre, feltétlenül jelezzük részvételi vagy távolmaradási szándékunkat azért, hogy a meeting vezetője tudjon a résztvevők száma alapján tervezni.

Előkészületek
Gondoskodjunk a találkozó előtt arról is, hogy minden szükséges munkaeszköz kéznél legyen, úgy mint a Flipcharthoz és táblához való toll, vagy egy működő projektor. Olvassuk át újra saját anyagainkat és fénymásoljunk belőle minden résztvevőnek. A titkárnő készítsen elő vizet, kávét, rágcsálnivalót, hogy ne akkor kelljen ezzel foglalkozni, amikor már megérkeztek a vendégek.

Névjegykártya
Hasznos, ha mindig van nálunk névjegykártya, mely megkönnyíti a kapcsolattartási adatok cseréjét. Természetesen legyenek az adatok aktuálisak, és a kártya ne legyen sem koszos, sem összegyűrt. Ha valaki nekünk nyújtja át névjegykártyáját, mindenképpen olvassuk át, ne tegyük azonnal zsebre. Hisz ez érdektelenséget fejezne ki. Nagyon udvariatlan, ha más névjegykártyáját használjuk jegyzetpapírként, vagy gyűrögetjük azt.

Pontosság
Legyünk mindig pontosak, mert különben kollégáink, ügyfeleink idejét raboljuk. Nagyon udvariatlannak számít és szétszórtnak tűnik, ha késve érkezünk egy megbeszélésre. Ha azonban mégis késünk, mindenképpen jelezzük telefonon. Érkezésünkkor ne zavarjuk a jelenlévőket hosszú magyarázkodással. Halkan lépjünk be a terembe és kérjük egyszerűen elnézést. Minél kevesebbet zavarunk és minél kevésbé szakítjuk meg a megbeszélést, annál jobb.

Mobiltelefon
Mobilunk legyen kikapcsolva vagy lehalkítva a meeting során. Ha azonban halaszthatatlan hívást várunk, jelezzük előre. Rendkívül udvariatlan, ha a megbeszélés alatt fogadjuk a bejövő hívást. Hagyjuk el a termet a telefonbeszélgetés idejére minden további szó nélkül. Különben azt a benyomást keltenénk, hogy a hívás fontosabb mint a megbeszélés.

Megbeszélés-kultúra, hosszú monológok

A találkozó levezénylőjeként ne tartsunk hosszú monológokat, szorítkozzunk inkább a lényegre. Beszédünk legyen érthető, követhető. Résztvevőként is maradjunk a tárgynál és véleményünket pontosan, lényegre törően fejezzük ki a vita során. Ha egy beszéd túl hosszúra sikerül, kollégánkat könnyen vissza tudjuk terelni a témához egy célzott kérdéssel. Vessünk véget a céltalan vitáknak; a mellébeszélés zavaró és csak időpocsékolás. Próbáljunk meg a tényekre koncentrálni és ne menjünk bele a vitákba. Ha egy téma túl tág, jelöljünk ki munkacsoportokat, akik az eredményt majd a következő megbeszélésen prezentálják.


Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése