2016. május 28.

Munkahelyi telefonbeszélgetések – Kedvességgel, udvariassággal, segítőkészséggel nyert ügye van

Egy kedves hang a telefonban a legjobb ajánlólevele lehet egy cégnek. Teljesen mindegy, hogy a főnöke közvetlen asszisztenseként dolgozik, vagy közvetlenül az ügyfelekkel kommunikál, a helyes telefonbeszélgetések kivitelezése minden esetben döntő jelentőségű lehet. A kollégái értékelik tudását. A munkahelyi telefonálás, üzleti beszélgetések lebonyolítása a mindennapi munka része, így oly annyira összefonódik tevékenységünkkel, hogy azt már észre sem vesszük. Összeállítottunk egy listát, amely alapján felmérheti telefonos szokásait, viselkedési kompetenciáit, és ha szükséges, akár javíthat is azokon.
1. Ne hagyja sokáig jelezni a telefont mielőtt felveszi. Ideális esetben a harmadik csengés után válaszolni kell, mivel a vonal túlsó végén várakozó tárgyaló partnere minden bizonnyal nem ér rá egész nap, így nem fog örülni, ha sokáig kell várnia a válaszra.

2.Köszöntse szívélyesen a telefonálót és mosolyogjon közben. A vonal túlsó végén ugyan nem látják az arckifejezését, de a szimpatikus hozzáállását nagyon is érezni fogják. Jelentkezzen be először mindig az adott cég, majd a saját nevével. A legelső információt gyakran elfelejtik, de ebben az esetben ez nem olyan vészes dolog, hisz a telefonáló tudja kit keres.

3. Miben segíthetek? – ez az egyszerű kérdés jelzi, hogy komolyan veszi a beszélgetőpartnerét. Figyelje a társalgó fél kérdéseit és válaszoljon egyértelműen, tisztán és érthetően. Írja fel és szólítsa többször is nevén a telefonálót. A „nem tudom” választ soha ne használja! Ha nem tudja a választ az adott kérdésre, inkább kapcsolja egy másik kollégáját.

4. Készítsen jegyzeteket a beszélgetések közben, hogy majd késő könnyebben felidézze az elhangzottakat. Az is lehetséges, hogy egy üzenetet kell továbbítania ugyanakkor, ha egy ügyfél, vagy üzleti partner telefonál, minden esetben előnyös, ha vannak kézzel fogható információi az adott beszélgetésekről. Ezekben az esetekben, egy rövid e-mailben is összefoglalhatja a főbb tárgyalási pontokat, így meggyőződhet arról, hogy nem értett semmit félre.

5. A beszélgetés végeztével köszönjön el ugyanolyan kedvesen, udvariasan és vidáman, mint ahogyan bejelentkezett.

Gondoljon mindig arra, hogy Ön is szívesen telefonál olyan helyre, ahol kedvesen fogadják hívását, barátságosak, segítőkészek. Ha fent említett pontokat betartja telefonálásai közben, semmi nem állhat egy sikeres telefonbeszélgetés útjába, így újabb és újabb sikerélményekkel gazdagodhat, ami könnyíti a mindennapi tevékenységét.

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése