2016. június 23.

E-mailek a munkanapokon – Tippek a hatékony kommunikációhoz

Az e-mailek által közvetített kommunikáció napjainkban minden szervezettségi szinten jelentős szerepet tölt be. Naponta több milliárd üzenet indul útjára a legkülönbözőbb üzleti körökben. Különösen a munkában sokan érezhetjük úgy, hogy elmerülünk az e-mailek tengerében. A telefonos beszélgetések lebonyolításához nyújtott segítségünket követően, most a munkahelyi e-mail témájában adunk néhány hasznos tanácsot, hogy a mindennapi rutin részeként, hatékonyan tudja kezelni elektronikus leveleit.
1. Válogassa szét az üzeneteket! Alakítson ki e-mail fiókjában minden projektnek, munkának, eseménynek külön mappát, így nem kell azzal hosszú perceket töltenie, hogy megtalálja a megfelelő információkat a több száz, vagy ezer üzenet között.

2. Iktasson be naponta több időintervallumot! Szánjon rá naponta többször pár percet, hogy átnézze beérkezett üzeneteit, iktassa ezeket az időpontokat a napi munkarendjébe. Így sok időt spórolhat meg munkájában, és mindig rálátása lesz a levelezéseire is.

3. Mondjon le minden olyan hírlevelet, amelyeket soha nem olvas el! Ezek a levelek, csak felesleges helyet foglalnak a postaládájában.

4. Jelölje meg az e-maileket fontosságuknak megfelelően! Annak érdekében, hogy szükségtelenül ne halmozódjanak teendői, állítsa fel a prioritási sorrendet. Az e-mailek feldolgozása öt percet sem vesz igénybe, de így rengeteg időt spórolhat meg a jövőben.

5. Új üzenet írása közben mindig ügyeljen a helyes „tárgy” megnevezésre! Nemcsak a kollégái és az üzleti partnerei elismerését nyeri el azzal, ha tartalmas és a témához kapcsolódó tárgyat ad a levelezésének, hanem első pillantásra tudni fogja mindenki, miről is akar egyeztetni. Amennyiben lehetséges és rendelkezik konkrét határidővel, nyugodtan feltüntetheti azt, így segítséget nyújt a prioritási sorrend felállításában is.

6. Fogalmazzon röviden, tömören, érthetően! Olvassa el írását elküldés előtt és gondolja végig, hogy ha Ön lenne a befogadó, megértené-e azt, amit éppen olvas. A rövid, tömör fogalmazásnak hibája lehet, hogy kimaradhatnak olyan fontos információk, amelyek értelmezhetetlenné teszik az információt. Ne feledje, a levelező partnere nem gondolatolvasó!

7. Ne jelöljön meg feleslegesen sok személyt az üzenetében! A másolatok kiküldése nagy felelősséggel jár, hisz üzleti tárgyalásainak részlete nem biztos, hogy minden kollégát érint. Ha túl sok személyt kapcsol be a levelezésbe, csak összezavarja az eredeti pontaktszemélyiséget.

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése