2017. január 23.

A határidők pontos betartása – a helyes lépéseken múlik minden


Néha azon tűnődik, hogyan képesek a munkahelyi példaképei, esetleg kollégái, minden különösebb erőfeszítés nélkül mindig minden határidőt tartani, míg önt állandóan szorongatják a határidők? A jó hír az, hogy különféle tanulmányok alapján elmondható, hogy az emberek nagy többsége, csak extrém időkényszerben lesz igazán termelékeny. A munkatársak, akiket éppen irigyelnek, szintén beleesnek ebbe a kritériumba. Annak érdekében, hogy az időhiány okozta stressz ne jelentkezzen munkavégzésén, követni kell néhány jól megfogalmazott alapelvet. Ezek közül sorolunk fel néhányat a következő bejegyzésünkben.
1. Ne féljen nemet mondani! Szinte már két ember munkáját végzi, de mivel olyan szorgalmas és jártas a dolgában, a főnöke még egy kis munkát sózna a nyakába. Nagyon nagy hibát követ el abban az esetben, ha azonnal beadja a derekát, hisz nincs ideje a többletmunka elvégzésére. Mondjon minden ilyen esetben udvariasan nemet felettesének, és hívja fel figyelmét, hogy már így is szorítja az idő. Amennyiben felettese továbbra is kérlelhetetlenül önre bízná a megoldandó feladatot, biztosítania kell a munka elvégzéséhez elegendő időt, amelyet úgy is elérhet, ha az önre váró megoldandó feladatok közül egyet-kettőt más kollégának ad át.

2. Tisztázza a másik oldal elvárásait! Melyek azok a követelmények, amelyeket öntől pontosan elvárnak. Ha az önnel szemben támasztott követelmények nem tiszták, kérdezzen rá célzottan, hogy pontosan meg tudja határozni, mennyi időt vesz igénybe az adott feladat. Mindig közelítse meg a dolgot reálisan, és vallja be őszintén, ha a kiadott feladathoz több időre van szüksége. Nagy valószínűséggel, még nem vésték kőbe a határidőt, így az ön ajánlásához fogják a végső leadási határidőt is igazítani.

3. Jegyezze fel írásban a betartandó határidőket! Amennyiben megegyezett felettesével a leadási határidőről, írja le, és tegye azt jól látható helyre. Pozitívan hat motivációjára is, ha folyamatosan látja naptárában a leadási határidőt.

4. Ossza szét a nagyobb feladatokat részfeladatokra! Pontosan ismeri a célt és a hozzá tartozó időt is. Ossza fel a nagyobb feladatokat kisebbekre, mind külön-külön akkora egyéni határidővel, amekkorát szán a részfeladat megoldásához. A részidők pontos betartása folyamatosan lelkesíteni fogja a végső cél eléréséig.

5. Mindig számoljon a puffer hatással! Egy ősi bölcselet szerint, eredendően minden megoldandó feladat kétszer addig tart, mint amit elterveztünk rá. Természetesen ennek nem kell mindig így történnie, de bármi közbe jöhet, így jobb, ha már a munka kezdetén számolunk a nem várt eseményekkel is. Számoljon minden feladatra egy kicsivel több időt, így ha bármi lassítaná a projektet, remélhetőleg nem puffernek szánt idő, kiküszöböli majd a csúszást.

Amennyiben tanácsaink ellenére mégis kicsúszna a megadott határidőből, azt javasoljuk, hogy minél előbb tudassa feletteseivel, hogy együtt minimalizálhassák a kialakult, vagy kialakuló károkat.

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése